クーリング・オフや契約解除・解約、売掛金・代金の請求、家賃の督促等、
相手に対して正式な意思表示をしたい場面で利用されるのが「内容証明郵便」です。
「内容証明郵便」は聞いたことがあるけれど、
「内容証明を送ることでどんな効果があるの？」
「どういった文章を書けばいいのかわからない」
「行政書士に依頼するといくらかかる？」
といった疑問を持つ方もいらっしゃるのではないでしょうか。
本記事では、内容証明の基礎知識から、
具体的な手続きの流れや費用の相場、
行政書士に依頼するメリットまで
コピーライター出身の行政書士がわかりやすく解説します。
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■内容証明郵便とは
内容証明とは、「いつ、誰が、誰宛に、どのような内容の文書を送ったか」を郵便局（日本郵便）が公的に証明してくれるサービスです。
通常の郵便では、相手に手紙を送ったとしても、「いつ、どのような内容の通知を送ったのか」を後から証明することは簡単ではありません。
内容証明を出すと、差出人が作成した文書の内容について、日本郵便が証明してくれることが特徴です。文面自体に、裁判所からの通知のような強制執行力はありませんが、「聞いていない」「受け取っていない」という相手の言い逃れを防ぎ、差出人の強い意思を伝えることができます。
「内容証明を送れば必ずお金を払ってもらえる」「契約を強制的に解除できる」というものではない点には注意が必要です。
■内容証明と普通郵便の違い
普通の郵便では、配達証明により「郵便物を送った」という
事実を残すことはできますが、「どういった内容を送ったか」を
証明するのは難しい面があります。
一方、内容証明は、差し出した文書の内容を証明することができます。
たとえば、内容証明は
●未払いの報酬を請求した
●商品代金の支払いを求めた
●契約を解除する意思を伝えた
●クーリング・オフを通知した
●相手に一定の対応を求めた
といった場合等、トラブルに際して
正式な通知を残したい場合に有効です。
内容証明と配達証明は別の制度ですので、
「相手にいつ届いたのか」まで証明したい場合には、
別途、配達証明を組み合わせるようにしましょう。
| 内容証明 | 配達証明 | |
| 役割 | 内容を証拠化する通知 | 配達された事実・日付を証拠化する通知 |
| 内容 | 郵便局が保管し証明 | 内容は証明されない |
| 配達 | 証明されない | 配達日付で証明される |
| 保管 | 5年間保管（内容控え） | 保管なし（証明書発行のみ） |
■内容証明の書き方・ルール
内容証明を作成する際には、まず文面そのもの（原本）と、その写し（通常は2通）が必要です。
郵便局に持ち込む場合、差出人・受取人の住所氏名、文書の日付、本文を記載した文書を同じ内容で3通用意します。写しは、原本のコピーで問題ありません。あわせて、印鑑や身分証明書、郵便料金・手数料の準備も必要です。
内容証明の書き方等に関しては、郵便局HPで
端的にまとめられていますので、ご参照ください。
〈郵便局で内容証明を出すのに必要なもの〉
| 文書（謄本） | 同じ内容の文書を3通作成 （受取人への送付用・差出人の保管用・郵便局での保管用） |
|---|---|
| 封筒 | 受取人用の封筒を1通用意 （差出人と受取人の正確な住所・氏名を記載） |
| 差出人・受取人の情報 | 住所・氏名は住民票や登記簿謄本記載の内容と封筒の記載を完全に一致させます |
| 印鑑 | 差出人の認印（法人の場合は代表者印が望ましい）訂正時にも使用するため郵便局へ持参します |
| 料金 | 内容証明の加算料金と郵便物の料金を準備する （加算料金は480円、2枚目以降は1枚につき290円増） |
〈文書内の書式・文字数〉
内容証明では、1行あたりの文字数や1枚あたりの行数に上限が定められています。
| 使用する用紙 | 特に決まりはなく、便せん・原稿用紙・コピー用紙・メモ用紙等が使用可能 縦書きまたは横書きを選択 |
|---|---|
| 文字数・行数 | 縦書きの場合 1行20字以内かつ1枚26行以内 |
| 横書きの場合（3つのうちいずれかを選択） 1行20字以内かつ1枚26行以内 1行13字以内かつ1枚40行以内 1行26字以内かつ1枚20行以内 | |
| 使用可能文字 | ひらがな、カタカナ、漢字、数字、記号使用可能 「」、『』、（）等はそれぞれ1セットで1文字とカウント 英字は固有名詞（地名、会社名など）に限定図表や写真の使用は不可 |
内容証明の書き方等に関しては、郵便局HPで
端的にまとめられていますので、ご参照ください。
個人的には、文字数の規定もゆるやかで、24時間郵便局に行かなくても
自宅等から申請可能なe内容証明（電子内容証明）が便利だと感じています。
内容証明の記載事項に関しては、状況や目的によって変わりますので
お悩みのテーマごとの記事もよろしければご参照ください。
「何を書けばいいのかわからない」という場合は、費用はかかりませすが
行政書士に相談することをおすすめいたします。
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■行政書士に内容証明を依頼する3つのメリット
内容証明は個人で作成・差し出すことも可能ですが、行政書士・弁護士等の法律の専門家に依頼することで次のメリットがあります。
文面の法的な不備・法的リスクを防ぐ
感情的な文章や曖昧な表現、法的に不適切な文言が含まれていると、
かえって内容証明が不利になるケースもあります。
行政書士が要点を整理し、適切な法的根拠に基づいた文章を構築します。
相手方への心理的プレッシャー
代理人として法律の専門家である行政書士が差し出すことで、
毅然とした姿勢が伝わり、相手方が誠実に対応する確率が上がります。
手間と時間を削減することができる
内容証明には1行あたりの文字数や1枚あたりの行数など厳密なルールがあります。
行政書士に任せることで、複雑な作成ルールや郵便局での手続きの手間を軽減できます。
〈e内容証明〉コピーライター出身の行政書士が、あなたの「言いたいこと」を整理し、届けます
まとめ｜内容証明で「伝えたいこと」を整理して届けるサポートを
内容証明は、未払い代金の請求、契約解除、クーリング・オフなど、
相手に正式な意思を伝えたいときに利用できる郵便制度です。
自分で作成・発送することもできますが、
●何を書けばいいかわからない
●自分の主張を整理してほしい
●感情的にならない、端的な文章を作りたい
●内容証明の作成や発送を任せたい
という場合には、行政書士に依頼する方法があります。
ただし、内容証明を送るだけですべてのトラブルが解決するわけではありません。
内容によっては、弁護士等の専門家への相談が適切な場合もあります。
「こんな内容でも内容証明を送れるのかな？」
「自分の場合、何を書けばいいのかわからない」
という方は、まず現在の状況を整理するところからはじめてみてはいかがでしょうか。
諏訪ナベドコロ行政書士事務所では、内容証明の文面作成から発送までサポートしています。
コピーライターとしての経験を活かし、
お客様の「言いたいこと」「伝えたいこと」を
丁寧に整理して、相手に伝わる文章にまとめます。
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【事務所】諏訪ナベドコロ行政書士事務所
【担当者】行政書士 渡邊哲史
【所在地】〒392-0001 長野県諏訪市大和3-15-17
【メール】 like.a.rolling.nave@gmail.com